Statut encaissé : ce que la plateforme transmet sans vous

Le statut « encaissée » transmet la date de l'encaissement effectif et le numéro de la facture. Il comprend aussi le montant reçu ventilé par taux de TVA. La plateforme agréée contrôle puis adresse ces données à l'administration. Cette transmission n'est toutefois automatique que si le paiement lui a été correctement enregistré. Le fournisseur reste responsable de la date, du montant et du rapprochement avec la bonne facture.

Ce que la plateforme transmet automatiquement quand un client vous paie

Le mot « automatiquement » décrit la dernière partie du circuit. Une fois les données de paiement reçues, la plateforme agréée les contrôle et les transmet. Elle ne peut pas deviner un virement arrivé sur un compte qu'elle ne voit pas.

Le paiement doit donc remonter depuis votre logiciel, votre caisse, un moyen de paiement intégré ou un rapprochement bancaire. Une saisie manuelle reste possible selon les fonctions proposées. Votre organisation détermine le niveau réel d'automatisation.

Ce que couvre l'e-reporting des données de paiement

L'article 242 nonies P de l'annexe II au CGI fixe cinq données. Il prévoit votre numéro d'identification et la période concernée. Pour une facture électronique, la date de facture remplace cette période.

Le flux indique aussi la date de l'encaissement effectif et le numéro de facture. Le montant encaissé en euros est ventilé par taux de TVA. En cas de facture électronique, ces éléments circulent grâce au statut « encaissée ».

Pour une opération sans facture électronique, le mécanisme diffère. La plateforme envoie un fichier structuré avec les encaissements agrégés par jour et par taux. Le principe fiscal reste identique, mais le lien unitaire avec une facture n'existe pas toujours.

La différence avec les données de transaction déclarées à l'émission

Les données de transaction décrivent la vente : date, catégorie, montants hors taxe et TVA. Elles sont connues lors de la facturation ou de la clôture journalière.

Les données de paiement décrivent le règlement réellement reçu. Elles deviennent connues plus tard lorsque le client paie. Les deux flux ne sont donc ni interchangeables ni toujours simultanés.

Une facture émise le 8 octobre et payée le 4 novembre produit deux événements. L'émission transporte les données de facturation. L'encaissement ajoute la date et le montant réellement reçus. La page sur l'e-reporting TVA présente le périmètre général des transactions.

Qui doit transmettre ces données de paiement

Le fournisseur transmet les données, pas son client. Cette obligation vise les opérations dont la TVA est exigible à l'encaissement. Les prestations de services constituent le cas le plus fréquent.

Une distinction fiscale évite une erreur courante. Pour un service, le fait générateur intervient généralement quand la prestation est exécutée. L'exigibilité intervient lors de l'encaissement des acomptes ou du prix. C'est cette exigibilité qui justifie le e-reporting de paiement.

Le dispositif couvre une prestation B2B française déjà facturée électroniquement. Il couvre aussi certaines prestations internationales et les services vendus aux particuliers. Dans ces deux derniers cas, l'entreprise transmet généralement les transactions puis les paiements.

Les acomptes entrent également dans le champ lorsque leur encaissement rend la TVA exigible. La nature exacte de l'opération et son régime de TVA doivent toujours être vérifiés.

Les principaux cas exclus

Vous ne transmettez pas ce flux lorsque vous avez valablement opté pour la TVA sur les débits. L'exigibilité ne dépend alors plus du paiement. Les opérations soumises à autoliquidation sont aussi exclues du e-reporting de paiement.

Certaines opérations exonérées et dispensées de facturation ne relèvent pas du dispositif. Une simple vente de biens payée après livraison ne crée pas, à elle seule, un statut « encaissée » comparable. Les acomptes sur biens nécessitent toutefois une analyse distincte.

En autofacturation, le client ou un tiers peut produire les factures au nom du fournisseur. Le fournisseur conserve néanmoins sa responsabilité fiscale. Le mandat de facturation doit donc attribuer clairement la remontée des encaissements.

À quelle date commence votre obligation ?

Les grandes entreprises et les ETI transmettent leurs données de paiement à compter du 1er septembre 2026. Les PME, TPE et microentreprises commencent le 1er septembre 2027. Toutes doivent néanmoins pouvoir recevoir des factures électroniques dès septembre 2026.

Le calendrier daté des gestes à faire selon votre régime de TVA

La date d'entrée dans la réforme dépend de votre taille. La fréquence opérationnelle dépend ensuite de votre régime de TVA. Il faut donc vérifier ces deux calendriers séparément.

Le tableau reprend la fiche DGFiP disponible en août 2026. Il concerne le dépôt des données de paiement, pas la déclaration de TVA elle-même. Le jour exact à retenir doit apparaître dans les règles de votre plateforme.

Le régime simplifié de déclaration de TVA disparaît au 1er janvier 2027. Les entreprises concernées passeront au réel normal, avec une déclaration mensuelle ou trimestrielle selon leur situation. Cette évolution intervient avant l'échéance 2027 des PME et microentreprises.

Une entreprise aujourd'hui au simplifié ne doit donc pas paramétrer durablement l'ancienne échéance. Elle doit vérifier son régime actif en 2027, puis appliquer la fréquence associée. La DGFiP annonce d'ailleurs une mise à jour de sa fiche de fréquence.

Le calendrier global de la facture électronique permet de distinguer réception, émission et e-reporting. Programmez un contrôle interne plusieurs jours avant l'échéance officielle.

Ce que fait la plateforme agréée à votre place, ce qui reste de votre ressort

La plateforme agréée sécurise le transport et les contrôles techniques. Elle ne devient ni votre banque ni votre responsable fiscal. La donnée d'origine reste produite par votre entreprise ou par un outil autorisé.

L'idée reçue « tout devient automatique dès que la plateforme est choisie » est donc incomplète. L'automatisation dépend des connexions, des règles de rapprochement et des validations configurées.

Comment vérifier qu'un statut encaissé a bien été transmis

Un paiement marqué « payé » dans votre logiciel n'est pas une preuve suffisante. Cherchez la trace du statut réglementaire, sa date de création et son résultat de transmission.

1. Ouvrez la facture concernée. Vérifiez son numéro, son client, sa date et son montant restant dû.
2. Contrôlez le paiement associé. La date doit être celle de l'encaissement effectif. Le montant doit correspondre à la somme réellement disponible.
3. Examinez la ventilation TVA. Une facture à plusieurs taux nécessite une répartition cohérente. Une règle automatique approximative doit être corrigée.
4. Consultez le journal des statuts. Recherchez « encaissée », l'horodatage, le montant et l'identifiant du flux.
5. Vérifiez l'accusé de la plateforme. Le statut doit être accepté ou transmis, pas seulement préparé ou en attente.
6. Rapprochez les totaux. Comparez le journal, la banque, les factures et la comptabilité avant chaque échéance.

Conservez l'accusé et le journal d'événements avec votre piste d'audit. Ils permettent de démontrer ce qui a été envoyé et quand. Un export périodique limite aussi la dépendance à une interface.

Que faire si le statut est rejeté ou absent ?

Commencez par lire le code d'erreur. Corrigez la donnée source, puis relancez le flux selon la procédure de la plateforme. Évitez de recréer un second paiement identique.

Un statut absent peut venir d'une banque non synchronisée, d'un rapprochement en attente ou d'une intégration interrompue. Un rejet peut signaler un numéro de facture inconnu, une date incohérente ou une ventilation incomplète.

La logique ressemble au suivi d'un rejet ou d'un refus de facture. Les conséquences diffèrent toutefois. Consultez le guide sur le refus d'une facture électronique pour comprendre le journal des statuts.

Le cas des paiements partiels, différés ou par échelonnement

Le statut « encaissée » suit l'argent reçu, pas seulement l'état final de la facture. Un paiement partiel produit donc une donnée d'encaissement pour son montant et sa date.

Une facture de 1 200 € TTC peut être payée en trois fois. Si 400 € arrivent le 5 octobre, 300 € le 20 octobre et 500 € le 8 novembre, conservez trois événements. Ne datez pas l'ensemble du 8 novembre.

Pour une facture soumise à plusieurs taux, chaque encaissement doit être ventilé correctement. La méthode dépend de la composition de la facture et des règles du logiciel. Faites valider les cas complexes par votre expert-comptable.

Acompte avant la prestation

Un acompte reçu avant le service rend généralement la TVA exigible sur la somme encaissée. Il donne aussi lieu à une facture d'acompte. Le paiement doit être relié à cette facture, puis déduit du solde.

Ne rattachez pas l'acompte directement à la facture finale en oubliant la première pièce. Le guide de la facture d'acompte électronique détaille les mentions et le lien avec le solde.

Paiement différé ou arrivé près d'une clôture

La date d'échéance contractuelle n'est pas la date d'encaissement. Un paiement attendu le 30 juin mais reçu le 2 juillet appartient aux encaissements de juillet.

Un virement peut apparaître en banque après son ordre d'émission. Retenez la date d'encaissement effectif disponible dans vos pièces. Définissez cette règle avec votre comptable et appliquez-la sans variation.

Remboursement, avoir et trop-perçu

Un remboursement ne doit pas être traité comme un nouvel encaissement positif. Il faut relier l'avoir, le remboursement et la facture d'origine. Le traitement fiscal dépend du cas et du stade de déclaration.

Votre procédure doit aussi prévenir les doublons. Un paiement saisi manuellement puis rapproché en banque ne doit pas créer deux statuts. Testez ce scénario avant la mise en production.

Portail public ou plateforme agréée : qui transmet quoi selon votre canal

Pour une entreprise, le choix direct entre portail public et plateforme agréée n'existe plus. Vous devez passer par une plateforme agréée, directement ou via une solution compatible.

Votre logiciel de facturation, votre caisse ou votre ERP peut rester votre interface quotidienne. S'il n'est pas lui-même agréé, il envoie ses données à la plateforme désignée. Seule cette plateforme peut assurer la transmission réglementaire à l'administration.

Le portail public de facturation conserve un rôle d'infrastructure. Il gère notamment l'annuaire et la collecte de données pour l'administration. Il ne constitue pas un outil gratuit de saisie que chaque entreprise peut choisir à la place d'une plateforme.

Chorus Pro reste disponible pour les factures adressées au secteur public. Il ne remplace pas votre plateforme pour les opérations B2B privées et le e-reporting associé.

Le circuit pratique en quatre étapes

1. Vous enregistrez ou rapprochez l'encaissement dans votre outil.
2. L'outil envoie la date, le montant et la référence à votre plateforme agréée.
3. La plateforme contrôle les champs puis transmet le statut ou le fichier de paiement.
4. Vous consultez l'accusé et corrigez toute anomalie avant l'échéance.

Avant de signer, demandez qui alimente le paiement, qui ventile les taux et où se trouve la preuve finale. Testez un paiement total, un acompte, un règlement partiel et un doublon.