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Facture Électronique en Ligne
Guide FEG | Réglementation 2026

Créer une facture électronique en 2026 : guide pratique en 6 étapes

Produire une facture électronique depuis le module de facturation d'une plateforme agréée ne prend guère plus de temps que de créer un PDF. Si toutes vos données sont renseignées dans votre PA, comptez 2 à 3 minutes par facture.
Ilan Lemos
Ilan Lemos5 min de lecture

Qu'est-ce qu'une facture électronique conforme ?

Pour répondre aux exigences de la réforme 2026, une facture électronique doit être produite dans l'un des trois formats normalisés (UBL, CII ou Factur-X), transiter par une plateforme agréée et intégrer toutes les mentions obligatoires dans des champs structurés.

6 étapes pour créer votre première facture électronique

Voici le parcours complet pour produire et envoyer votre première facture électronique conforme.

1
Étape 1/6

Connectez-vous à votre plateforme agréée

Rendez-vous dans le module "Facturation" ou "Émission de factures". Assurez-vous que vos informations entreprise sont à jour : SIREN, adresse complète, coordonnées, numéro de TVA intracommunautaire.

2
Étape 2/6

Renseignez les données obligatoires

Cliquez sur "Créer une nouvelle facture" et complétez les informations requises : identification fournisseur/client, lignes de facturation, montants, conditions de paiement et nouvelles mentions 2026.

3
Étape 3/6

Sélectionnez le format

Optez pour UBL (XML automatisé), CII (XML international) ou Factur-X (hybride PDF+XML, recommandé TPE/PME). Produisez votre facture directement dans la plateforme.

4
Étape 4/6

Enregistrez et contrôlez

Sauvegardez en brouillon et vérifiez point par point : SIREN client, montants HT/TVA/TTC, catégorie d'opération, et le PDF généré si vous utilisez Factur-X.

5
Étape 5/6

Transmettez la facture

Cliquez sur "Envoyer". La plateforme valide la conformité, attribue le statut DEPOT avec horodatage, identifie la PA du client et procède à la transmission automatique.

6
Étape 6/6

Suivez l'avancement

Surveillez les statuts successifs : DEPOT, TRANSMISE, RECUE, ENCAISSEE. En cas de REJET (non conforme) ou de REFUS (refus du client), prenez les mesures nécessaires.

Les données obligatoires à renseigner

  • Numéro de facture unique, date d'émission, date de livraison/prestation, devise
  • Votre raison sociale, SIREN, adresse, numéro de TVA intracommunautaire
  • Raison sociale du client, SIREN du client
  • Adresse du client et adresse de livraison si elle diffère
  • Catégorie de l'opération : vente / prestation / mixte
  • Description des produits/services, quantités, prix unitaires HT
  • Montant total HT, taux TVA, montant TVA, montant total TTC
  • Conditions de paiement, délais, pénalités de retard
  • Mention "Option TVA sur les débits" le cas échéant

Les plateformes pré-remplissent vos données ainsi que celles de vos clients habituels. Temps estimé pour la première facture : 5-10 min. Pour les suivantes : 2-3 min.

Nouvelles mentions 2026

  • SIREN du client : nouvelle mention obligatoire
  • Adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation
  • Catégorie de l'opération : vente / prestation de services / mixte
  • Mention "Option TVA sur les débits" le cas échéant

Le choix du format

Sélectionnez l'un des trois formats réglementaires :

  • UBL : format XML pour échanges automatisés
  • CII : format XML normalisé international
  • Factur-X : hybride PDF lisible + XML intégré (recommandé TPE/PME)

Ne créez PAS de PDF dans Word/Excel

  • Produisez votre facture DIRECTEMENT dans la plateforme agréée, qui génère automatiquement le format conforme
  • Avec Factur-X, le PDF lisible est inclus dans le fichier généré
  • Un PDF créé manuellement dans Word ou Excel n'est PAS conforme à la réglementation 2026

Ce qui se passe automatiquement lors de l'envoi

  • Contrôle de conformité (format, données, cohérence)
  • Attribution du statut "DEPOT" avec horodatage
  • Identification automatique de la PA du client via l'annuaire
  • Acheminement vers la plateforme du client
  • Extraction et transmission des données d'e-reporting à l'administration

Inutile de connaître la plateforme de votre client. Son adresse de facturation électronique suffit.

Les statuts de suivi

  • DEPOT : acceptée par votre plateforme
  • TRANSMISE : envoyée vers la plateforme du client
  • RECUE : le client a bien reçu la facture
  • REJET : non conforme (à corriger)
  • REFUS : le client rejette la facture
  • ENCAISSEE : paiement enregistré

Automatisation avancée

  • Les entreprises traitant de gros volumes peuvent raccorder leur ERP/CRM à leur plateforme agréée via API
  • La génération et la transmission des factures se font alors sans intervention manuelle

Recevoir une facture électronique

Recevoir une facture électronique est un processus moins actif que l'émission, mais il demande de la rigueur pour valider les factures et les intégrer correctement dans votre comptabilité.

1
Étape 1/5

Recevez la notification

Votre plateforme agréée vous prévient par email, dans son interface, via Slack ou tout autre outil synchronisé avec votre PA.

2
Étape 2/5

Consultez la facture

Contrôlez l'identité du fournisseur (raison sociale, SIREN), le numéro de facture, la description, les montants HT/TVA/TTC et les conditions de paiement.

3
Étape 3/5

Faites valider par vos équipes métier

Le service achats vérifie la commande, la logistique confirme la réception, le chef de projet valide la prestation effectuée.

4
Étape 4/5

Intégrez dans votre comptabilité

L'intégration est automatique si votre logiciel comptable est relié à votre PA, ou manuelle via l'export de la facture.

5
Étape 5/5

Programmez le paiement

Selon les conditions convenues avec votre fournisseur (30 jours fin de mois, 45 jours net, ou tout autre délai négocié).

Bonne pratique

  • Mettez en place un circuit de validation qui implique systématiquement les services concernés
  • Évitez de valider automatiquement toutes les factures entrantes

Un logiciel de facturation est-il indispensable ?

Dans les faits, oui, puisque toutes les plateformes agréées intègrent un module de création de factures. Et vous êtes tenu de choisir une PA avant septembre 2026.

Toutefois, vous pouvez vous en passer si vous avez la capacité technique de produire des factures dans un des formats conformes. C'est souvent le cas lorsque vous générez des factures au format XML (UBL, CII) de manière automatisée.

L'essentiel reste de respecter les formats autorisés. La PA n'est strictement obligatoire que pour la transmission : l'envoi de la facture au client et la remontée des données à l'administration fiscale.

Le cas particulier des auto-entrepreneurs en franchise de TVA

Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, suivez les mêmes étapes avec quelques particularités :

  • Case "Franchise en base de TVA" cochée dans votre plateforme
  • Montant HT uniquement (pas de TVA collectée)
  • Mention automatique : "TVA non applicable, article 293 B du CGI"

Auto-entrepreneurs : calendrier

  • Réception des factures électroniques : dès septembre 2026
  • Émission obligatoire : septembre 2027
Non. Dès qu'une facture reçoit le statut "DEPOT" horodaté par votre plateforme agréée, elle devient intangible. Cette règle garantit l'intégrité et la traçabilité du document. En cas d'erreur constatée après l'envoi, il faut émettre une facture rectificative ou un avoir.
Si le statut reste bloqué sur "TRANSMISE", vérifiez d'abord l'adresse de facturation électronique de votre client dans l'annuaire des PA. Contactez-le pour vous assurer qu'il a accès à sa plateforme agréée et qu'il consulte régulièrement ses factures reçues. Si le problème persiste, sollicitez le support technique de votre plateforme.