Facture acquittée : définition et mentions obligatoires

Une facture acquittée est une preuve de paiement reconnue par le fournisseur : celui-ci confirme sur la facture avoir reçu tout ou partie du règlement. Elle n'est pas obligatoire par défaut. Elle peut toutefois être exigée pour justifier une dépense dans certains dossiers de marché public, de subvention ou de remboursement. En cas de litige, elle aide le client à démontrer qu'il a bien payé la somme réclamée.

Qu'est-ce qu'une facture acquittée ?

Une facture acquittée est la facture d'origine sur laquelle le vendeur ou le prestataire reconnaît avoir reçu le règlement indiqué. Elle ne remplace pas le document initial et ne crée pas une nouvelle vente. Le fournisseur ajoute une mention de paiement, puis remet cette version au client. La reconnaissance peut porter sur la totalité ou sur une partie du prix, à condition que le montant soit clairement précisé.

Trois moments doivent être distingués. La facture émise constate la créance du fournisseur. Le paiement correspond au transfert effectué par le client. L'acquittement est la confirmation du fournisseur après encaissement. Une capture d'écran montrant un ordre de virement ne prouve donc pas, à elle seule, que le bénéficiaire a reçu les fonds.

La facture acquittée constitue une preuve de paiement utile, mais sa force dépend de son origine et des autres pièces du dossier. L'article 1353 du Code civil impose à celui qui se dit libéré de justifier son paiement. Cette preuve peut être apportée par tout moyen. Une facture validée par le fournisseur, un relevé bancaire et les échanges associés forment un dossier plus solide qu'un document modifié unilatéralement par le client.

La facture acquittée est-elle obligatoire ?

Non. Aucune règle générale n'oblige le fournisseur à acquitter chaque facture entre professionnels. Les mentions obligatoires d'une facture, récapitulées par Service-Public.fr et le BOFiP, ne comprennent pas une mention « acquittée ». Le client doit néanmoins pouvoir prouver son paiement s'il conteste une relance ou une demande de règlement.

Certains contrats, organismes financeurs et dossiers administratifs demandent une facture acquittée ou une preuve équivalente. C'est notamment le cas de certaines demandes de subvention, de remboursement et de pièces justificatives liées à la commande publique. Il ne faut pas généraliser : le simple fait de travailler sur un marché public ne rend pas toute facture acquittée obligatoire. Le règlement de consultation, le marché ou la notice du financeur précise les pièces attendues.

Pour un litige, demandez l'acquittement dès que le fournisseur conteste l'imputation du paiement ou réclame une somme déjà réglée. Le document ne vous prive pas des autres moyens de preuve. Conservez le relevé de compte, la référence du virement, les courriels et le rapprochement comptable. Ces éléments permettent de relier le débit à la bonne facture.

Le plafond des espèces reste fixé à 1 000 € pour un paiement d'un particulier à un professionnel ou entre professionnels. Service-Public.fr précise l'exception applicable à une personne domiciliée fiscalement à l'étranger qui règle une dépense personnelle. Pour une activité professionnelle, un moyen traçable doit être utilisé au-delà du plafond.

Les délais de paiement entre professionnels restent eux aussi inchangés. Sans accord particulier, le Code de commerce fixe un maximum de 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation. Un contrat peut prévoir au plus 60 jours après l'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si cette dérogation est expressément stipulée et non abusive. L'acquittement intervient seulement après l'encaissement, pas à la date d'échéance.

Quelles mentions inscrire sur une facture acquittée ?

La facture conserve toutes ses mentions d'origine : numéro unique, date d'émission, identité des parties, numéro SIREN, description des biens ou services, prix hors taxe, taux et montant de TVA, total hors taxe et toutes taxes comprises. L'acquittement ne doit ni modifier les lignes facturées ni masquer les conditions de paiement.

Ajoutez la date de l'encaissement effectif, le montant reçu, le mode de règlement et, si elle existe, la référence de la transaction. Le fournisseur identifie clairement son entreprise et valide la mention. Un cachet ou une signature renforce l'attribution du document, même si aucun texte général ne les impose pour chaque acquittement.

En cas de paiement partiel, n'écrivez pas seulement « acquittée ». Indiquez « paiement partiel reçu », le montant, la date et le solde restant dû. Pour plusieurs règlements, conservez chaque événement. Cette précision évite de faire croire que la dette entière est éteinte.

Sur une facture électronique, ces informations peuvent aussi apparaître dans le journal du cycle de vie. La mention visible sur le document et le statut encaissée n'ont toutefois pas exactement le même rôle : la première reconnaît le paiement au client, le second transporte des données structurées dans les cas prévus par la réforme.

Facture d'acompte : l'acquittement s'applique-t-il ?

Oui, mais uniquement à la somme reçue. Lorsqu'un fournisseur encaisse 30 % avant l'exécution, il peut acquitter la facture d'acompte pour ce montant. La facture finale rappelle ensuite l'acompte, le déduit du total et fait apparaître le solde. Elle n'est entièrement acquittée qu'après réception de ce solde.

Ne portez pas la mention « acquittée » sur la facture finale dès le premier versement. Écrivez le montant déjà payé et le reste dû. Notre guide de la facture d'acompte électronique détaille les mentions, la TVA et la régularisation sans les dupliquer ici.

Quand et comment établir une facture acquittée ?

Le fournisseur établit l'acquittement après avoir constaté l'encaissement. Si vous recevez la facture, demandez-lui une version acquittée en indiquant le numéro, le montant, la date et la référence de votre règlement. N'ajoutez pas vous-même son cachet ou sa signature. En attendant sa réponse, conservez votre preuve bancaire et vos échanges.

Consulter le statut encaissée dans une plateforme agréée

Ouvrez la facture reçue, puis son historique ou son journal de statuts. Recherchez « encaissée », la date d'encaissement et le montant associé. En cas de règlement partiel, plusieurs montants peuvent apparaître. Vérifiez qu'ils correspondent au numéro de facture et au total payé.

Ce statut est alimenté par l'émetteur pour les opérations soumises à la transmission des données de paiement, principalement les prestations de services dont la TVA est exigible à l'encaissement. La plateforme agréée de l'émetteur le transmet à l'administration et à la plateforme du destinataire. Pour une vente de biens ou une opération exclue de ce flux, son absence ne signifie donc pas automatiquement que la facture reste impayée.

Il n'existe pas de délai légal universel dans lequel votre écran doit afficher « encaissée » après votre virement. La règle fiscale prévoit des transmissions mensuelles, ou bimestrielles pour certains régimes, et non une mise à jour instantanée. Pour considérer le paiement confirmé, attendez que l'opération bancaire soit définitivement comptabilisée et obtenez la reconnaissance du fournisseur si l'enjeu le justifie. Le statut constitue une trace complémentaire.

Que faire si le statut n'évolue pas après paiement

Commencez par contrôler l'IBAN, le montant, la référence et la date de valeur sur votre compte. Vérifiez ensuite que la facture n'affiche pas un solde partiel ou un statut interne « payée » distinct du statut réglementaire. Transmettez la preuve au fournisseur et demandez-lui de rapprocher l'encaissement avec la bonne facture.

Si le fournisseur confirme avoir reçu les fonds, mais que le statut reste absent, ouvrez un ticket auprès de votre plateforme avec le numéro de facture et l'horodatage. Demandez si le flux a été reçu, rejeté ou laissé en attente. Ne créez pas un second paiement pour forcer la mise à jour. Le guide sur les données de paiement et le statut encaissée détaille le circuit technique et les échéances.

Conservez la facture, le relevé bancaire, la réponse du fournisseur et le journal de la plateforme. Leur rapprochement alimente votre piste d'audit fiable, c'est-à-dire le lien documenté entre l'opération, la facture et le paiement. En cas de désaccord, cette chaîne compte davantage qu'une simple couleur verte dans l'interface.

Quels autres justificatifs peuvent remplacer la facture acquittée ?

Toutes les entreprises ne systématisent pas l'acquittement. D'autres documents peuvent alors prouver un paiement, avec des valeurs juridiques variables selon le contexte (contrôle fiscal, litige, assurance).

La preuve la plus lisible reste la facture reconnue comme acquittée par le fournisseur, accompagnée du mouvement bancaire correspondant. Si les documents se contredisent, conservez aussi les échanges qui expliquent l'imputation du règlement. En matière commerciale, le juge apprécie l'ensemble des pièces produites.

Facture acquittée et facturation électronique : ce qui change en 2026

Toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026. À cette date, les grandes entreprises et les ETI doivent aussi les émettre et transmettre leur e-reporting. Les PME, TPE et microentreprises passent à l'émission et au e-reporting le 1er septembre 2027.

La réforme organise le suivi avec quatre statuts réglementaires mis à disposition lorsqu'ils s'appliquent : dépôt, rejet, refus et encaissée. Le dépôt et le rejet sont mis à jour par les plateformes. Le destinataire peut déclarer un refus. L'émetteur renseigne le statut encaissée pour les opérations visées par la transmission des données de paiement. Ce dernier contient notamment la date et le montant encaissé.

Le statut encaissée ne remplace pas automatiquement toute facture acquittée. Il facilite le suivi numérique et apporte une trace datée, mais il répond d'abord à une obligation de transmission fiscale. Une facture portant la reconnaissance explicite du fournisseur, un relevé bancaire et un journal de statuts peuvent se compléter selon le dossier. Conservez-les dans un archivage conforme, avec leurs références et leurs accusés.

Verdict : si vous voulez voir automatiquement le statut encaissée sur vos factures reçues, cherchez une plateforme agréée capable d'afficher le cycle de vie reçu de la plateforme du fournisseur. Elle doit gérer les paiements partiels, distinguer « payée » du statut réglementaire, conserver les horodatages et permettre l'export du journal. Une connexion bancaire chez le destinataire ne suffit pas, car le statut officiel vient de l'émetteur.

Pour trancher selon votre taille, vos outils et vos flux, consultez notre recommandation de plateforme agréée par profil d'entreprise.